Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

Coordonnateur administratif

Université McGill

C'est une position du type Temps-Partiel à Montréal, QC publiée le juillet 21, 2017.

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.

Responsabilités et tâches principals:

  • Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.

  • Effectuer la saisie de données afin de mettre à jour les systèmes informatiques qui comprennent les dossiers relatifs à la gestion, aux patients ou aux étudiants. Établir des listes et des rapports à l’aide des logiciels pertinents. Tenir à jour et mettre en oeuvre les applications informatiques standard. Pouvoir agir comme personne-ressource quant aux logiciels bureautiques standards.

  • Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous qu’il doit rappeler au superviseur et agencer le calendrier en fonction des priorités.

  • Tenir à jour les dossiers des employés et remplir la documentation relative aux paiements, aux avis, aux nominations, aux promotions, aux congés sabbatiques, aux absences, de même que d’autres formulaires administratifs. Expliquer les procédures à suivre. Veiller au respect des échéances.

  • Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.

  • Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.

  • Participer aux activités liées aux affaires étudiantes comme l’admission, la préinscription, l’inscription, l’aide financière et les questions relatives aux étudiants internationaux. Assurer le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur les mentions, des prêts, des bourses et des bourses d’excellence. Soumettre les problèmes en dehors de son champ de compétences aux personnes-ressources ou aux responsables appropriés.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience:

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Quatre (4) ans d’expérience connexe

Numéro de référence: 17-0650/CR0094

Titre du supérieur immédiat: Directeur, Centre de recherche sur le cerveau, le langage et la musique

Échelle salariale: $22.72 – $31.34

Faculté/Unité: Faculté de médecine

Type de poste: Part-Time

Heures par semaine: 25

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue.

Autres compétences et/ou aptitudes:

Connaissances et intérêt généraux en lien avec la science cognitive, la psychologie, la linguistique, la musique ou les neurosciences, un atout.

Orientation client et service jumelée à une capacité manifeste d’établir des relations de travail constructives avec les membres du personnel de tous les niveaux. Aptitude reconnue à communiquer de façon claire et à comprendre l’information avec exactitude. Esprit d’initiative, sens de l’organisation et aptitudes marquées pour mener plusieurs tâches de front, fixer les priorités et respecter des échéances courantes. Capacité manifeste de travailler seul et en équipe.

Grand souci du détail et aptitude reconnue à relire et à corriger la correspondance et d’autres documents en appliquant les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation appropriées. Capacité de rédiger les procès-verbaux de réunions avec exactitude. Discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.

Connaissance de l’enseignement médical supérieur, un atout.

Aptitude à travailler dans un environnement informatisé en utilisant des bases de données spécialisées, des logiciels de traitement de texte, des tableurs, des logiciels de présentation, des programmes de courrier électronique et Internet.

Français et anglais, parlés et écrits.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 3-5 années

Paquet

Salary: N/D