Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

Agent administratif (ADM2A)

Université McGill

C'est une position du type Temps-Plein à Montréal, QC publiée le juillet 31, 2017.

Sommaire du poste: 

Relevant du vice-doyen, Éducation médicale, à l’Université McGill en Outaouais, l’agent administratif s’occupe efficacement des questions administratives dans le bureau du vice-doyen. Répondre aux besoins en matière d’enseignement et d’administration en conformité avec les buts et les objectifs du campus tout en assurant une cohérence avec la mission et la culture de l’Université. Assurer la liaison entre la Faculté de médecine située à Montréal et le bureau de l’Outaouais.

Responsabilités principales: 

  • Participer activement au développement et à l’implantation du campus satellite de l’Outaouais, par exemple, en participant à la planification de projets, à la schématisation, au suivi des échéances et aux communications.
  • Élaborer et mettre en œuvre des procédures administratives, des contrôles et des systèmes de tenue de dossiers pour le campus. Veiller à ce que les processus et les procédures soient bien documentés et mis à jour.
  • Planifier et gérer les ressources physiques du campus (mobilier, fournitures de bureau, fournitures médicales pour le centre de simulation, classes de formation, salles de conférence et matériel pédagogique) en veillant au respect des règlements universitaires et gouvernementaux, ainsi qu’au respect de l’entente entre l’Université et le centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de l’Outaouais.
  • Évaluer et gérer les besoins administratifs en matière de TI ainsi que les questions relatives au répertoire des locaux et aux immeubles.
  • Participer à la planification budgétaire et recommander des affectations budgétaires, préparer et soumettre un budget d’exploitation et d’autres budgets.
  • Utiliser son expertise pour établir des priorités parmi les activités ou analyser un large éventail de programmes et de processus.
  • Participer aux réunions, formuler des recommandations et proposer des solutions aux problèmes. Superviser les activités administratives des étudiants et du personnel enseignant.
  • Prendre le procès-verbal détaillé des réunions et prendre des décisions afin d’assurer le suivi et la mise en œuvre des décisions arrêtées. Rédiger des rapports et d’autres documents et les distribuer au besoin.
  • Assurer la liaison avec les unités internes et les organismes externes, et assurer une collaboration entre les collègues enseignants, de l’Université et de l’hôpital.
  • Déterminer les besoins en dotation, préparer les descriptions de postes et participer au processus d’embauche.
  • Planifier les réunions d’envergure, les conférences et les événements spéciaux, incluant la logistique, les invitations, les services de traiteur, ainsi que l’équipement et le matériel nécessaires; accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les orienter vers les ressources et les lieux appropriés.
  • Accueillir, guider et aider les résidents, les directeurs associés, les dirigeants du milieu universitaire, les experts en contenu, le directeur local, les enseignants, etc.
  • Répondre aux demandes d’information reçues par téléphone et par courriel, analyser et trier l’information et, au besoin, prendre les mesures nécessaires pour obtenir l’information et transmettre les appels téléphoniques et les messages. Écrire des lettres et gérer la correspondance.
  • Organiser les déplacements et faire les réservations nécessaires. Remplir et traiter les rapports de dépenses.
  • Créer des tableaux Excel, des présentations PowerPoint et des documents Word sous la forme de guides et, au besoin, gérer les renseignements des bases de données (Access, MySQL ou autres).
  • Superviser le personnel futur du campus, c.-à-d. les techniciens, les coordonnateurs des affaires étudiantes, etc. Appuyer les activités liées à l’administration générale, notamment, les finances, les ressources humaines, les communications, les affaires étudiantes, les ressources matérielles, les archives, la gouvernance et les affaires juridiques.


Education et expérience minimum: 

Grade de 1er cycle

Trois (3) ans d’expérience

Échelle salariale: 

(niveau 04) $50,300 – $62,900 (point milieu) $81,800

Faculté/Unité: 

Faculté de médecine, Services éducatifs

Type de poste: 

Full-Time

Heures par semaine: 

33.75

Informations additionnelles: 

Le poste est situé à Outaouais

500 boulevard de l’hôpital, Gatineau, J8V 2P5

Comment poser sa candidature: 

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue. L’Université McGill souscrit à la diversité et à l’équité en matière d’emploi. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des peuples autochtones, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des femmes, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles et d’autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité.

Connaissance de la terminologie médicale et du milieu universitaire, un atout. Proactif et capable d’exercer un jugement indépendant lors de l’établissement des priorités. Bonnes aptitudes et connaissances en gestion de projets. Capacité à planifier le travail en respectant les échéances et en tenant compte des urgences. Attitude professionnelle s’accompagnant d’un leadership de collaboration et d’une capacité à travailler en équipe. Aptitude à travailler sous pression. Bonne connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint. Excellentes compétences en communication écrite et parlée, en français et en anglais. Disponible pour se rendre à Montréal à l’occasion (formation, réunions).

Compétences requises

  • Niveau d'études: Universitaire
  • Années d'expériences: 3-5 années

Paquet

Salary: N/D