Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

Adjoint administratif

Autorité régionale de transport métropolitain - ARTM

C'est une position du type Temps-Plein à Montréal, QC publiée le septembre 15, 2017.

Direction Planification des transports et mobilité
Tracez la voie !

L’adjoint administratif agit en véritable mobilisateur et facilitateur pour la grande équipe de planification des transports et mobilité. Toujours de bonne humeur et à l’écoute, il doit montrer l’exemple et collaborer au quotidien afin de maintenir une bonne cohésion au sein de son équipe. Les deux chefs de la direction exécutive, Ludwig Desjardins, chef planification stratégique, tarification et financement, ainsi que le chef organisation et développement des réseaux, peuvent compter sur lui pour être leurs yeux et leurs oreilles. En véritable bras droit, il connaît tous les dossiers, est le gardien de l’agenda et s’assure que les besoins administratifs des deux équipes sont comblés. La confiance et la complicité doivent être au cœur de la relation entre l’adjoint administratif, les deux chefs ainsi que les membres de l’équipe. Il agira également en étroite collaboration avec l’adjoint du directeur exécutif.

Chaque journée a sa couleur, mais voici un sommaire des principales actions que vous devrez réaliser dans l’exercice de vos fonctions :

  • Agir en tant que personne-ressource et redistribuer les informations pertinentes auprès des deux équipes ;
  • Agir en étroite collaboration avec l’adjoint du directeur exécutif planification des transports et mobilité ;
  • Planifier et organiser l’agenda du chef planification stratégique, tarification et financement et du chef organisation et développement des réseaux ;
  • Répondre, acheminer et faire le suivi des appels téléphoniques, des courriels et des messages des deux chefs ;
  • Rédiger ou assurer le contrôle de la qualité (mise en page, orthographe et rédaction) des lettres et des documents pour les deux chefs ;
  • Collaborer avec l’adjoint du directeur exécutif dans la conception et le maintien à jour d’un système de classement des dossiers stratégiques de la direction en s’arrimant au système corporatif ;
  • Organiser les rencontres ou réunions des deux équipes et participer à la préparation des dossiers pour le conseil d’administration et ses comités ou tout autre comité sous la responsabilité des deux chefs ;
  • Gérer les urgences et les imprévus rencontrés par les deux chefs et les membres de l’équipe;
  • Effectuer des tâches administratives courantes pour les deux équipes, telles que : faire le compte de dépense des deux chefs, collaborer au contrôle du budget et des dépenses des équipes, assurer un suivi des tâches ressources humaines, faire la reproduction de documents, commander des fournitures de bureau, coordonner les activités spéciales (repas d’équipe, événement spécial, etc.).

Expérience :                  

  • Minimum de 5 années d’expérience pertinente.
  • L’expérience au sein d’une organisation du secteur public constitue un atout.

 
Compétences et aptitudes :

  • Démontrer une forte capacité d’écoute ;
  • Faire preuve de confiance en soi ;
  • Posséder une capacité d’adaptation et se montrer flexible ;
  • Démontrer de fortes aptitudes pour la collaboration et pour le travail d’équipe ;
  • Entretenir de bonnes relations interpersonnelles et faire preuve de distinction dans ses communications  
  • Démontrer une excellente maîtrise à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités ;
  • Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français ;
  • Maîtriser l’anglais parlé et écrit ;
  • Posséder une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, plus précisément, Word, Outlook, Excel et PowerPoint. Détenir une connaissance de SAP constitue un atout. 


Scolarité :

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans un domaine connexe ;
  • Diplôme universitaire, constitue un atout.

Bon à savoir

  • Seules les personnes dont les candidatures ont été retenues seront contactées.
  • Dans un souci d’inclusion et d’ouverture à la diversité, l’ARTM souscrit aux principes de l’accès à l’égalité en emploi et encourage toute personne engagée, motivée et intéressée à prendre part à notre mission à manifester son intérêt. Nous désirons bâtir des équipes solides, constituées de gens compétents et passionnés, et ce, sans égard au genre, à la nationalité, l’origine ou la condition physique.
  • Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

 
L’ARTM s’engage à vous offrir un milieu de travail stimulant où la créativité collective est continuellement mise à profit !

Venez faire une différence avec nous !

Au plaisir de vous rencontrer.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 6-9 années

Paquet

Salary: N/D