Les meilleures opportunités pour Adjoint Administratif

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Adjoint administratif

Autorité régionale de transport métropolitain - ARTM

C'est une position du type Temps-Plein à Montréal, QC publiée le septembre 15, 2017.

Direction Relation exploitants
Construisez des liens solides !

L’adjoint administratif a un rôle primordial, car il agit en véritable personne-ressource au sein de sa direction. Sa principale responsabilité est d’accompagner au quotidien son supérieur immédiat, le directeur exécutif relations exploitants, monsieur Benoît Gendron, afin de le supporter dans la gestion de son agenda et de l’ensemble des tâches administratives. Aussi, il doit se positionner en tant que facilitateur au sein de son équipe et soutenir ses collègues dans les différents dossiers. C’est pourquoi l’intégration et l’acceptation au sein de l’équipe sont des enjeux importants pour lui. 

Chaque journée a sa couleur, mais voici un sommaire des principales actions que vous devrez réaliser dans l’exercice de vos fonctions :

  • Planifier et organiser l’agenda du directeur exécutif. Organiser et coordonner les rencontres internes et externes dans un souci de priorisation ;
  • Agir en tant que personne-ressource auprès du directeur exécutif en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers courants ;
  • Mettre en place un mécanisme de gestion des réunions pour assurer le suivi des actions et rédiger des procès-verbaux ;
  • Répondre, acheminer et faire le suivi des appels téléphoniques, des courriels et des messages. Accueillir et diriger les visiteurs ;  
  • Classer et mettre à jour les documents de la direction dans un système de classement ;
  • Rédiger des correspondances auprès des différents partenaires, en collaboration avec le directeur exécutif ;
  • Préparer les autorisations de paiement des factures provenant des fournisseurs et des partenaires ;
  • Gérer les urgences, les imprévus et répondre aux demandes du directeur exécutif et des membres de la direction ;
  • Effectuer des tâches administratives courantes, telles que : reproduire des documents, préparer des dossiers, détruire ou archiver des documents, assurer le contrôle de la qualité des lettres et des documents préparés par le personnel de sa direction, etc.

Expérience :                  

  • Minimum de 5 années d’expérience pertinente.


Compétences et aptitudes :

  • Faire preuve d’autonomie, d’initiative, de jugement et de professionnalisme ;
  • Démontrer de fortes aptitudes pour la collaboration et le travail d’équipe ;
  • Posséder d’excellentes habiletés de synthèse 
  • Entretenir de bonnes relations interpersonnelles et faire preuve de distinction dans ses communications ;
  • Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français ;
  • Avoir une connaissance de l’anglais constitue un atout ;
  • Posséder une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, plus précisément, Word, Outlook, Excel et PowerPoint.


Scolarité :

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans un domaine connexe.

Bon à savoir

  • Seules les personnes dont les candidatures ont été retenues seront contactées.
  • Dans un souci d’inclusion et d’ouverture à la diversité, l’ARTM souscrit aux principes de l’accès à l’égalité en emploi et encourage toute personne engagée, motivée et intéressée à prendre part à notre mission à manifester son intérêt. Nous désirons bâtir des équipes solides, constituées de gens compétents et passionnés, et ce, sans égard au genre, à la nationalité, l’origine ou la condition physique.
  • Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

L’ARTM s’engage à vous offrir un milieu de travail stimulant où la créativité collective est continuellement mise à profit !

Venez faire une différence avec nous !

Au plaisir de vous rencontrer.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Professionnel
  • Années d'expériences: 6-9 années

Paquet

Salary: N/D